Post dedicado a organização, método de trabalho técnicas para se organizar com o trabalho no seu Blog/site e na sua vida privada. Eu particularmente gosto de apontar tudo num caderno é o meu método, mas a pessoas que preferem calendários digitais por isso mesmo ficam neste post 5 plugin grátis.
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1. Coloque tudo no papel:
O primeiro passo para o profissional se organizar melhor é colocar tudo no papel, preferencialmente em uma agenda. Isso permitirá que você minimize as chances de esquecer algum compromisso e ainda dará a possibilidade de consultar as suas tarefas, procurar por números de telefone ou observar os detalhes de seus afazeres.
O ideal mesmo é que você consiga fazer isso no dia anterior ou, no máximo, de manhã cedo, antes de uma reunião, por exemplo. Quanto mais antecedência, mais tempo você terá para elaborar o seu planejamento e menores serão as chances de que você se esqueça de algo. Escolha a alternativa que melhor se encaixa no seu gosto pessoal
A gestão do tempo é um cuidado rotineiro para qualquer pessoa, empresa ou processo. Ao nível do profissional, gerenciar as tarefas de forma assertiva, proativa e eficaz resulta inclusive em melhores condições de vida e qualidade de trabalho, no atendimento ao público e até mesmo amplia as condições de ascensão de carreira. Contudo, ainda é um grande desafio para muitas pessoas.
2 – Crie acções conforme as suas metas:
Esta dica funciona tanto para o âmbito profissional como para o pessoal. Toda meta gera uma série de acções pautadas pela prioridade e pelo cronograma. Metas sem acções não levam ninguém a lugar algum.
3- Não procrastine:
Não deixe para amanhã o que você pode fazer sumir da sua agenda hoje. Isso afecta positivamente em sua saúde e qualidade de vida em longo prazo. Procrastinar é um vício comportamental nocivo que não pode ser tolerado. Há duas atitudes radicais para não procrastinar: 1) não assumir aquilo que você não tem segurança em realizar; 2) Desmembrar uma tarefa em acções menores e realizar o possível no prazo, e o restante em um prazo muito próximo e não adiável.
4 – Priorize o que de fato é importante:
Questione-se o tempo todo sobre o que é importante e o que é urgente – são duas coisas bem diferentes. É importante tudo aquilo que contribuem para os resultados que queremos alcançar. Já as coisas urgentes, são aquelas que têm um prazo limite próximo. Analise: nem sempre o que tem um prazo próximo é o que mais contribui para os meus resultados; nem sempre o que contribui para os resultados é urgente. Esta é uma avaliação subjectiva, mas tenha foco nos resultados, use o plugin Simples Calendar Google Calendar.
5– Delegue:
Nem sempre os seus compromissos devem ser realizados por você. Muitas vezes, é mais fácil delegar as tarefas aqueles que estão capacitados e muitas vezes servem de apoio ao projecto. Não há nada mais ineficiente que centralizar tarefas de baixa prioridade.
6 – O tempo é você quem cria:
Todo profissional reclama em algum momento da sua vida sobre a falta de tempo. O tempo é uma abstracção – é você quem o cria em sua agenda. Elimine compromissos que não o levam adiante; acorde mais cedo pelo menos uma hora; delegue; não assuma mais do que pode cumprir; não acumule tarefas – estas são acções perfeitas para ter mais tempo. Use o Plugin Sugar Events Calendar
7 – Organize o seu espaço e os seus recursos:
Às vezes, o problema não é a falta de tempo, mas o caos das coisas que o cercam. Isso serve também para as empresas: se o layout do espaço não for dinâmico e os recursos não estão à mão, faltará tempo e impactará nos processos. Organize o seu ambiente de trabalho conforme o seu bem-estar e as suas demandas. Organize os seus recursos – de todos os géneros.
8 – Foco é essencial:
Se você tem uma programação organizada no seu dia de trabalho, evite perder tempo com besteiras – como redes sociais, interrupções esporádicas, etc. Muitas vezes é preciso avisar às pessoas que você não está disponível e se desconectar por instantes do supérfluo para ter mais qualidade e produtividade.
9-Defina bem as prioridades:
Outra acção importante para o profissional se organizar melhor é traçar uma boa definição de suas prioridades, percebendo quais tarefas são realmente essenciais e quais não são. Não fique com a consciência pesada por fazer isso, pois nem todos os compromissos agendados têm a mesma importância para você e para o sucesso do seu empreendimento.Use o Plugin My Calendar
Quando estiver definindo a sua lista, determine quais são os assuntos de maior relevância. Uma boa ideia é colocar números à frente dos seus afazeres, em ordem crescente de relevância. Não gaste horas preciosas e nem priorize temas que pouco tendem a aumentar a sua produtividade, por exemplo.
10- Use as listas a seu favor:
Como dissemos, definir suas prioridades é fundamental e, para fazer isso de maneira correta, você pode usar listas. Comece pelas atividades recorrentes e importantes, como contacto com os clientes, pagamento de contas mensais e outras. Depois, organize as tarefas por prioridades, separando o que precisa ser feito em cada dia e o que é mais flexível.
11-Tenha uma agenda organizada:
A melhor maneira de organizar sua rotina é registrar todas as actividades diárias e os compromissos do mês. Tenha uma agenda organizada, seja ela do tipo caderno para anotações ou digital, no celular, smartphone ou tablet.
Lembre-se de que o importante é ter onde anotar tudo use o plugin gratis Events Calendar. É fundamental registrar os compromissos em seus respectivos horários e datas, com os tempos de duração correspondentes.
Por meio dessa estratégia, você consegue ter uma gestão melhor da sua actividade e ainda é possível programar lembretes horas ou dias antes dela, evitando que se esqueça de algo. Não duvide: agendas são sempre óptimas opções!
12-Planeie em longo prazo:
Organizar o tempo é mais difícil se pensarmos apenas nos momentos imediatos. Por isso mesmo, planejar em longo prazo é sempre uma boa estratégia, mesmo que seja preciso fazer mudanças eventuais na sua lista de compromissos. Assim, pelo menos, você pode ter uma ideia do que é necessário finalizar e de quais serão os períodos mais conturbados.Use o Plugin Booking Calendar
Isso é especialmente positivo para aquelas pessoas que têm mania de deixar tudo para a última hora. Se você escolher cumprir apenas uma tarefa indispensável nos primeiros dias da semana, por exemplo, saberá ao certo o número de dias pelos quais poderá distribuir o restante de seus compromissos. Isso reduz a pressão e o desgaste do seu ofício.
13-Dê recompensas a si mesmo:
Por fim, conseguir completar tudo aquilo a que se propôs é uma tremenda vitória para qualquer profissional. Por isso mesmo, você não deve se privar de pequenas recompensas quando atingir esse objectivo. Essa é uma maneira de diminuir o stressed e a percepção de cansaço, ganhando um gás a mais para o dia ou a semana seguinte.
A forma de fazer isso varia de pessoa para pessoa, de acordo com o perfil de cada um. Tire um tempo para passear com a família, compre aquela comida que você mais ama, faça um happy hour com os amigos ou, simplesmente, assista a um jogo do seu time favorito. Aproveite bastante a sensação de dever cumprido e relaxe: não há mal nenhum em ter um momento para si
